Kserowanie dowodu osobistego a RODO

  Dowód osobisty jest dokumentem, który stwierdza tożsamość i obywatelstwo. W dowodzie osobistym zamieszcza się dane osobowe takie jak: imię, nazwisko, PESEL, płeć, wiek, datę i miejsce urodzenia.

  Samo kserowanie dowodu osobistego jest zwykłą czynnością techniczną, która nie jest zabroniona przepisami. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych istotne jest to, aby przetwarzać dane osobowe tylko w takim zakresie, w jakim jest to wymagane dla realizacji celu, czyli nie przetwarzać więcej danych niż to konieczne (zasada minimalizacji przetwarzania danych).

Kserowanie dowodów przez banki

  Instytucje bankowe kserują dowody osobiste w oparciu o art. 112b Prawa Bankowego, który brzmi: "Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych."

  Jak wskazuje powyższy przepis, banki są uprawnione do przetwarzania dokumentu tożsamości, nie mniej jednak mogą wykonywać tę czynność tylko wówczas, gdy jest to niezbędne dla realizacji założonego celu. Artykuł ten, jak nadmienia UODO, nie mówi wprost o samym kserowaniu dowodu osobistego, a o jego przetwarzaniu. Kserowanie dowodu tożsamości można uznać za uzasadnione tylko w niektórych przypadkach i zdecydowanie nie jest tym np. sprawdzenie zdolności kredytowej klienta.

  Banki oraz inne instytucje (np. notariusz, firmy ubezpieczeniowe) zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu mają prawo do kopiowania dokumentu tożsamości na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Możliwość kserowania dowodu osobistego uzasadnione jest wtedy, gdy zachodzi podejrzenie co do legalności wykonywanych transakcji czy operacji finansowych.

  Fakt, że instytucje wyżej wskazane mają możliwość kopiowania dowodu osobistego w określonej sytuacji nie oznacza jednocześnie zgody na kserowanie dokumentu tożsamości zawsze. Wykonanie kopii dowodu tożsamości powinno być poprzedzone dokładną analizą konieczności ewentualnego kserowania.

Kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę

  Jak wspomniałam na wstępie, kserowanie dowodu osobistego nie jest zakazane. Nie można jednak uznać, że pracodawca ma możliwość dowolnego kserowania dowodu tożsamości. Zgadzając się ze stanowiskiem przekazanym przez UODO, kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę nie jest konieczne, albowiem pozyska wówczas więcej danych niż jest to konieczne.

  Pracodawca, podobnie jak inne instytucje, muszą w razie kontroli potrafić uzasadnić cel
w jakim przetwarzają określone dane osobowe i czy zapewniają realizację zasady minimalizacji celu - czyli nieprzetwarzania większej ilości danych niż jest to konieczne.

  W przypadku procedowania pozyskiwania danych osobowych od pracowników na zasadzie wykonywania ksera dowodu osobistego, aby nie narazić się na konsekwencje związane z nieuzasadnionym posiadaniem większej ilości danych osobowych, dane przewyższające zakres minimalny powinny zostać zasłonięte lub zamazane.

  Stoję jednakże na stanowisku, że dane, których trafnie oczekuje pracodawca mogą zostać pozyskane w inny sposób - np. poprzez oświadczenie pracownika. Kodeks pracy określa jakich danych może żądać pracodawca od pracownika - w niektórych sytuacjach zakres ten zostaje poszerzony w celu realizacji innych celów. Dla przykładu, w celu uzyskania świadczeń pracowniczych konieczne jest podanie daty urodzeń dzieci, imienia i nazwiska, których wskazanie nie jest potrzebne przy procesie zawierania umowy.

Podsumowując:

  Kserowanie dokumentu tożsamości nie jest zakazane. Podmioty dokonujące kserowania dowodu osobistego muszą wziąć pod rozwagę przepisy prawa na podstawie których działają i czy z całą pewnością są do tego upoważnione. Dane (uzyskane także w procesie kserowania dowodu) mają być konieczne i adekwatne do celu w jakim są przetwarzane.

  Dlatego należy się zastanowić, czy kserowanie dowodu osobistego dla samego faktu zawarcia umowy, czy wypożyczenia sprzętu jest niezbędne. W mojej opinii, w takich sytuacjach wystarczającym jest pozyskanie tychże danych w inny sposób, a pozostawienie możliwości wykonywania kserokopii dokumentu tożsamości tym instytucjom i w tych przypadkach, w których jest to całkowicie i w pełni uzasadnione.

  Jako certyfikowany Inspektor Ochrony Danych Osobowych zapraszam do kontaktu z nami wszystkich, którzy mają wątpliwości dotyczące tematyki ochrony danych osobowych (RODO). 

mgr Aleksandra Klepin